Was ist ein PMO?
Definition Projekt-Management-Office
Das PMO ist in seinem Kern nichts anders als eine permanente Organisationseinheit, die sich für die Erstellung, Umsetzung und Fortentwicklung des Projektmanagementsystems eines Unternehmens verantwortlich zeigt.
Der kleinste gemeinsame Nenner aller Projektmanagement Offices (PMOs), unabhängig von deren Unternehmenszugehörigkeit, besteht in der Zuständigkeit für mehr als ein einzelnes Projekt. Oftmals sind die Beteiligten im PMO zudem mit der organisatorischen Unterstützung von Projekt- und Geschäftsverantwortlichen betraut. Aufgrund der mehrdeutigen Verwendung des Begriffs sollten genaue Zuständigkeiten und Kompetenzen beim Projektmanagementbüro (PMO) auf jeden Fall mit angeführt werden.
Ein klassisches PMO soll vor allem einen Überblick über die Projektlandschaft generieren und behalten und
- Projekte gleichzeitig steuern
- Ressourcen verfügbar machen und koordinieren
- Projektkosten mit Budget abstimmen
- Prioritäten (in einem Projekt-Portfolio) setzen und berücksichtigen
- Projektabhängigkeiten berücksichtigen und darstellen
Ziel ist die Maximierung des Projektdurchsatzes und -erfolgs.
Projekte richtig machen & Die richtigen Projekte machen.
Ergebnisse der Studie:
- Die Zufriedenheit mit PMOs steigt mit Dauer der PMO-Existenz und Anzahl der PMO-Mitarbeitenden.
- Gut performende PMOs führen eher zu erfolgreichen Projekten.
Die Aufgaben eines PMO beziehen sich in der Regel auf:
- Methoden, Prozesse und Tools sowie
- die Durchführung von Projekten.
PMOs können mit ihren Angeboten den häufigsten Gründen fürs Scheitern von Projekten entgegenwirken:
- unklare Inhalte und Ziele
- unterschätzter Aufwand
- zu wenig mitarbeitende
- mangelnde Unterstützung durch Stakeholder
Mögliche Aufgaben eines Projekt-Management-Offices (PMO)
PMOs sind in jedem Unternehmen einzigartig und anders. Es gibt nicht DAS PMO.
Der Wirkungskreis des PMO hängt von der Akzeptanz des Projektmanagements allgemein im Unternehmen ab.
Etablierung von Standards
- Projektwürdigkeit und Projektkategorien
- Dokumenten-Vorlagen
- Projektmanagement-Handbuch / Wiki
- Prozess-Standards
- Methoden-Standards
- Umgang mit Abweichungen/ Nicht-Einhaltung
Projektliste & Reporting
- Projektwürdigkeits- und Nutzwertanalysen
- Projektliste für alle im Verantwortungs-bereich des PMO gelisteten Projekte
- Projektreporting für das Management
Beratung & Unterstützung
- bei Projekt-Klassifizierung
- bei Erstellung von Projektanträgen, Berichten, Plänen, Schätzungen
- Begleitung von Workshops
- Moderationstätigkeit
- bei der Durchführung von Retrospektiven
- bei Konfliktlösung
Projekt-Portfolio-Management (PPM)
- Projektportfolio-Zusammenstellung
- Etablierung Portfolio-Ausschuss
- Strategisches Ressourcen-management
- Aufsetzen und Durchführen von Projektauswahl- und priorisierungs-verfahren
Community of Practice / Mentoring
- Etablierung Community of Practice (CoP)
- kollegiale Fallberatung
- Aufbau Lessons Learned Repository
- Erfolge feiern und sichtbar machen
Coaching & Schulung
- PM Grundlagen
- Methoden
- Vorgehensweisen
- Personal Skills wie Selbstmanagement, Kommunikation
- Konflikt- und Moderationsfähigkeit
Controlling & Berichtswesen
- Berichtswesen / Sicherstellen der Datenqualität
- Zielerreichung (Reviews & Audits)
- Abweichungsanalysen
- Risikomanagement und -monitoring
- Reviews
- Eskalationssteuerung
Software & Tools
- Einführung von Projektmanagement-Tools
- Prozessdefinitionen
- Anwenderschulungen
- Support
- Weiterentwicklung der Tool-Landschaft
Sie möchten ein PMO aufbauen?
Regelmäßig biete ich 2-tägige Intensiv-Training (online) an, in denen Ihre PMO-Mitarbeitenden und -Leitungen alle Informationen, die zum PMO Aufbau benötigt werden, erhalten:
Inhalte des Trainings
PMO Basics
- Definition PMO
- Organisatorische Einbettung inkl. Rollen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
- Nutzen und Zweck eines PMO
- Aktuelle Studienlage zu PMOs
- Aufgaben und Funktionen eines PMO
- Das xMO
- Alternativen zu PMOs
Das PMO in meinem Unternehmen
- Stakeholder beim Aufbau eines PMO
- Mit Coaching-Skills den PMO-Aufbau unterstützen
- Den eigenen Weg definieren
Die PMO-Leitung
- Das Kompetenzprofil für moderne PMO-Mitarbeitende
- Die eigene Haltung und innere Antreiber
- Methoden- und Tooltipps
- Die Rollenbeschreibung der PMO-Leitung
Nachhaltige PMOs
- PMOs im Kontext der Organisationsentwicklung
- KPI und Kennzahlen zur Nutzenmessung von PMOs
- Wirksamkeit und Akzeptanz für das PMO
- Überblick einiger PPM-Tools
- Checkliste für den eigenständigen Aufbau eines PMO