Was ist ein PMO?
Was ist ein Projekt-Management-Office, kurz: PMO?
Ein Projekt-Management-Office (PMO) ist eine organisatorische Einheit, die Projektmanagement in einem Unternehmen unterstützt, koordiniert und weiterentwickelt. Welche Aufgaben ein PMO übernimmt, hängt von den Anforderungen, Zielen und Rahmenbedingungen der jeweiligen Organisation ab.
Ein PMO kann Projektleitungen und Projektassistenzen unterstützen oder entsprechende Ressourcen bereitstellen, gemeinsame Standards schaffen, Transparenz über Projekte herstellen und die Projektmanagementkompetenzen innerhalb einer Organisation stärken. Je nach Auftrag kann es auch eine wichtige Rolle bei der übergreifenden Auswahl und Steuerung der Projektlandschaft übernehmen.
Ein PMO beschäftigt sich damit nicht nur mit der Unterstützung einzelner Projekte, sondern auch mit der Frage, wie Projektmanagement in der gesamten Organisation gut funktionieren kann.
PMO-Schulung oder Projektmanagement-Grundlagen?
Eine PMO-Schulung setzt vorhandene Projektmanagementkenntnisse voraus.
Sie richtet sich an Menschen, die ein PMO aufbauen, seine Aufgaben und Leistungen definieren oder bestehende PMO-Strukturen weiterentwickeln möchten. Wir beschäftigen uns dabei unter anderem mit dem Selbstverständnis eines PMOs, seiner organisatorischen Einbindung, seinem Leistungsportfolio und den Anforderungen der Organisation.
Eine Projektmanagement-Grundlagenschulung vermittelt dagegen das Wissen für die praktische Arbeit in Projekten.
Sie eignet sich auch für Mitarbeitende, die bisher wenig Erfahrung mit Projektmanagement haben und künftig beispielsweise Projektleitungen unterstützen oder Assistenzaufgaben übernehmen sollen. Hier stehen Projektrollen, Ziele, Planung, Steuerung, Kommunikation und grundlegende Projektmanagementmethoden im Mittelpunkt.
Beide Qualifizierungswege sind sinnvoll. Entscheidend ist, welche Vorkenntnisse die Teilnehmenden mitbringen und welche Aufgaben sie künftig übernehmen sollen.
Was leistet ein PMO?
Die Aufgaben eines PMOs können von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich sein. Während manche PMOs vor allem Projektleitungen im Tagesgeschäft unterstützen, übernehmen andere zusätzliche Aufgaben bei der übergreifenden Steuerung und Weiterentwicklung des Projektmanagements.
Welche Leistungen sinnvoll sind, hängt davon ab, was die Organisation benötigt, welche Herausforderungen bestehen und welchen Auftrag das PMO erhalten hat.
Typische Leistungen lassen sich in vier Bereiche zusammenfassen:
Projektarbeit unterstützen
Ein PMO stellt Methoden, Vorlagen und Wissen bereit, unterstützt Projektverantwortliche bei ihrer Arbeit und schafft Möglichkeiten für den Erfahrungsaustausch.
Projektauswahl und Entscheidungen unterstützen
Ein PMO kann Transparenz über laufende und geplante Projekte schaffen, Projektideen anhand gemeinsamer Kriterien bewerten und die Auswahl und Priorisierung von Vorhaben unterstützen. Im Projektportfoliomanagement hilft es dabei, begrenzte Ressourcen gezielt einzusetzen und das Projektportfolio an den strategischen Zielen der Organisation auszurichten.
Projektmanagementkompetenzen entwickeln
Durch Schulungen, Beratung, Mentoring und den Austausch innerhalb der Organisation kann ein PMO dazu beitragen, dass Menschen ihre Projektmanagementkompetenzen weiterentwickeln.
Projektmanagement organisatorisch weiterentwickeln
Ein PMO kann bestehende Strukturen und Prozesse hinterfragen, Verbesserungen anstoßen und dabei helfen, Projektmanagement stärker an den Zielen und Anforderungen der Organisation auszurichten.
Nicht jedes PMO muss alle diese Leistungen übernehmen. Entscheidend ist, dass sein Leistungsangebot einen erkennbaren Nutzen für die Organisation und die Menschen in den Projekten schafft.
Was Studien über die Arbeit von PMOs zeigen
Die PMO-Studie der TPG (The Project Group) aus dem Jahr 2020 zeigt, wie unterschiedlich die Aufgaben von PMOs in Unternehmen verteilt sind. Neben der Bereitstellung von Methoden, Prozessen und Werkzeugen gehören auch strategische Unterstützung, Multiprojektmanagement sowie Schulung und Coaching zu den untersuchten Aufgabenbereichen.
Die Studie berichtet zudem, dass leistungsfähigere PMOs häufiger mit erfolgreichen Projekten in Verbindung stehen.
Die Ergebnisse verdeutlichen, wie vielfältig PMO-Arbeit sein kann. Welche Leistungen ein PMO tatsächlich übernehmen sollte, hängt jedoch von den Anforderungen und Zielen der jeweiligen Organisation ab.
Quelle: TPG, PMO-Studie 2020
Wie entwickelt sich ein PMO?
Ein PMO entsteht nicht nach einem einheitlichen Bauplan. Unternehmen unterscheiden sich in ihrer Projektmanagementkultur, ihren Strukturen, ihren Erfahrungen und den Herausforderungen, vor denen sie stehen.
Deshalb beginnt der Aufbau oder die Weiterentwicklung eines PMOs mit einer Bestandsaufnahme. Wie wird Projektmanagement heute gelebt? Was funktioniert bereits gut? Wo fehlen Orientierung, Unterstützung oder gemeinsame Rahmenbedingungen? Und welche Erwartungen haben die Menschen, die mit dem PMO zusammenarbeiten sollen?
Auf dieser Grundlage lässt sich klären, welchen Auftrag das PMO übernehmen soll und welche Leistungen tatsächlich gebraucht werden.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Methoden und Standards einzuführen. Ein PMO sollte sich an den Bedürfnissen der Organisation und der Menschen in den Projekten orientieren. Seine Leistungen müssen im Arbeitsalltag einen erkennbaren Nutzen schaffen.
Auch ein bestehendes PMO sollte sein Selbstverständnis und seine Leistungen regelmäßig hinterfragen. Denn mit den Anforderungen der Organisation verändert sich häufig auch das, was ein PMO leisten muss.
1. Ausgangssituation verstehen
Projektmanagement-Reifegrad, bestehende Strukturen, Erfahrungen und Herausforderungen betrachten
2. Auftrag und Selbstverständnis klären
Erwartungen, Zielsetzung, Rolle und organisatorische Einbindung des PMOs bestimmen
3. Leistungen entwickeln
Passende PMO-Leistungen auswählen, priorisieren und die Umsetzung planen
4. Wirkung überprüfen und weiterentwickeln
Erfahrungen sammeln, Rückmeldungen einholen und Leistungen an veränderte Anforderungen anpassen.
Du möchtest ein PMO aufbauen oder weiterentwickeln?
Ob du gerade vor dem Aufbau eines PMOs stehst oder bereits in einem PMO arbeitest und neue Impulse suchst:
Oft hilft es, gemeinsam auf die bestehenden Strukturen, Erwartungen und Herausforderungen zu schauen.
In meinen PMO-Workshops beschäftigen wir uns mit dem Selbstverständnis, dem Auftrag und den Leistungen deines PMOs. Wir betrachten die Ausgangssituation deiner Organisation und entwickeln gemeinsam Ansätze, die zu euren Anforderungen passen und sich im Arbeitsalltag umsetzen lassen.
